Masa paling rawan sebuah klinik bukan saat membangunnya, melainkan enam sampai dua belas bulan pertama setelah buka. Di periode itu modal sudah keluar sepenuhnya, pemasukan belum stabil, dan setiap keputusan yang keliru terasa langsung di arus kas.
Pendampingan ini menemani periode tersebut. Bukan dengan laporan tebal yang dibaca sekali lalu disimpan, melainkan dengan pertemuan berkala yang membahas angka minggu itu dan memutuskan satu atau dua perbaikan yang dijalankan sampai pertemuan berikutnya.
Hal pertama yang kami tegakkan adalah pembacaan angka. Banyak pemilik klinik hanya melihat total pemasukan bulanan, padahal angka itu nyaris tidak berguna untuk mengambil keputusan. Yang perlu dibaca adalah jumlah pasien baru, jumlah pasien yang kembali, nilai rata-rata per kunjungan, tingkat keterisian jadwal dokter, dan berapa banyak rencana perawatan yang disetujui pasien dibanding yang ditawarkan. Lima angka itu menunjukkan letak masalahnya, bukan sekadar menunjukkan ada masalah.
Dari angka tersebut biasanya terlihat pola yang berulang di klinik baru. Pasien datang sekali lalu tidak kembali, berarti masalahnya ada pada pengalaman kunjungan atau pada tindak lanjut. Jadwal dokter kosong di jam tertentu, berarti masalahnya pada pengaturan janji temu, bukan pada jumlah pasien. Rencana perawatan banyak ditolak, berarti masalahnya pada cara menjelaskan, bukan pada harga. Kesalahan paling umum adalah menurunkan harga padahal akar masalahnya bukan di sana.
Kami juga mendampingi penyusunan anggaran bulanan dan pengendalian biaya, terutama biaya bahan habis pakai dan gaji yang porsinya terbesar. Pengendalian di sini bukan berarti memangkas, melainkan memastikan pengeluaran sebanding dengan pemasukan yang dihasilkannya.
Dasar pendampingan ini adalah pengalaman menjalankan tujuh klinik sendiri dan mendampingi dua puluh tiga klinik mitra. Artinya pola yang Anda hadapi hampir pasti sudah pernah kami lihat terjadi di tempat lain, berikut cara yang berhasil dan yang tidak.
